Consulta Pública: Modelo do Termo de Referência

 

 

 

Capacitação: “FASE PREPARATÓRIA NA NOVA LEI DE LICITAÇÕES – LEI 14.133/2021”, Tatiana Camarão. 

 

Modelo de Termo de Referência: 

 

 

• DEFINIÇÃO DO OBJETO

 

O que se quer contratar ou adquirir? 

Descrição detalhada de todos os elementos que constituem o objeto/serviço a ser contratado, incluindo a fixação dos quantitativos da contratação e sua natureza.

A descrição deve ser precisa, suficiente e clara, vedadas as especificações que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, limitem ou frustrem a competição, além de configurar a prática de ato antieconômico.

*Prescrever com precisão todas as características do objeto. 

PONTOS DE ATENÇÃO

• Descrição do Objeto

Na descrição do objeto, se for o caso, deve ser prevista a medida, capacidade, potência, consumo, da composição, resistência, precisão, quantidade, qualidade, modelo, forma, embalagem, tempo/prazo de garantia, segurança, acessórios, enfim, as características que propiciem tanto a formulação de propostas de preços pelas empresas como também o julgamento objetivo.

 

Deverá ser feita a descrição da solução como um todo, considerando todo o ciclo de vida do objeto. Além disso, caso seja um bem material, pensar na descrição do objeto conforme o ambiente físico que será colocado/instalado, por exemplo, a energia disponível no ambiente é 220v ou 110v.

*Atenção - forma de descarte e eliminação de resíduos, caso seja necessário. Pensar na responsabilidade social e sustentabilidade. 

 

• Especificação do Objeto

A especificação do objeto deve constar as Normas técnicas (ABNT ou INMETRO) e padrões de qualidade obrigatórios para o bem ou serviço a ser comprado/contratado. Utilizar normas ABNT quanto a requisitos mínimos de qualidade, utilidade, resistência e segurança (Lei nº 4.150/62)

 

Preferencialmente deverá ocorrer conforme catálogo eletrônico de padronização, observados os requisitos de qualidade, rendimento, compatibilidade, durabilidade e segurança.

(Art. 6º e art. 19, II, da Lei n° 14.133/21)

Verificar com a Administração, em caso de itens passíveis de processos de padronização, se o mesmo já existe um pré-descritivo do item disponível em algum local público ou a existência de um catálogo próprio. 

• Licitação por item

Na descrição de objeto divisível deverá ser adotada licitação por item, exceto quando se tiver razão técnica e econômica que justifique para contratação por lote ou global (art. 40, §2º, da Lei nº 14.133/21).

• Registro de preço

Quando se tratar de contratação de bens e serviços para registro de preços deverá constar essa destinação na descrição.

• Critérios de sustentabilidade

Deverá ser dada prioridade à contratação de produtos com padrão de sustentabilidade (art. 11 da Lei nº 14.133/21).

 

• Necessidade de Amostra, Protótipo e Prova de Conceito

Desde que previsto no edital, o órgão ou entidade licitante poderá, em relação ao licitante provisoriamente vencedor, realizar análise e avaliação da conformidade da proposta, mediante homologação de amostras, exame de conformidade e prova de conceito, entre outros testes de interesse da Administração, de modo a comprovar sua aderência às especificações definidas no termo de referência ou no projeto básico. Lembre-se de descrever o que será feito com o bem após finalizar os testes com amostra, por exemplo, será devolvido ou descartado de forma adequada.

 

1.1 INDICAÇÃO DE MARCAS PRÉ-APROVADAS DE QUALIDADE DO PRODUTO

 

Existem marcas pré-aprovadas pela área decorrente de processo de pré-qualificação? Se houver, indicá-las. (art.  6°, XLIV e art. 80, §1º, inciso II, da Lei nº 14.133/21)

De acordo com as orientações básicas publicadas pelo TCU acerca da realização de licitações, a indicação de marca como parâmetro de qualidade pode ser admitida para facilitar a descrição do objeto a ser licitado, desde que seguida das expressões “ou equivalente” e “ou de melhor qualidade”.

 

No caso de licitação que envolva o fornecimento de bens, a Administração poderá, excepcionalmente, indicar marca ou modelo, desde que formalmente justificado, em decorrência da necessidade de padronização do objeto; em razão da necessidade de manter a compatibilidade com plataformas e padrões já adotados pela Administração quando determinada marca ou modelo comercializados por mais de um fornecedor forem os únicos capazes de atender às necessidades do contratante; quando a descrição do objeto a ser licitado puder ser mais bem compreendida pela identificação de determinada marca ou determinado modelo aptos a servir apenas como referência.

É importante verificar, ainda, se há processo de padronização do produto.

 

1.2. EXIGÊNCIA DE LAUDO

Verificar se há necessidade de exigir prova de qualidade de produto apresentado pelos proponentes como similar ao das marcas eventualmente indicadas no edital (art. 42 da Lei nº 14.133). A comprovação poderá ocorrer por meio dos seguintes meios de prova:

I - comprovação de que o produto está de acordo com as normas técnicas determinadas pelos órgãos oficiais competentes, pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) ou por outra entidade credenciada pelo Inmetro;

II - declaração de atendimento satisfatório emitida por outro órgão ou entidade de nível federativo equivalente ou superior que tenha adquirido o produto;

III - certificação, certificado, laudo laboratorial ou documento similar que possibilite a aferição da qualidade e da conformidade do produto ou do processo de fabricação, inclusive sob o aspecto ambiental, emitido por instituição oficial competente ou por entidade credenciada.

É possível prever no edital que a aceitabilidade da proposta ficará condicionada a apresentação de certificação de qualidade do produto por instituição credenciada pelo Conselho Nacional de Metrologia, Normalização e Qualidade Industrial (Conmetro).

 

2. FUNDAMENTO

 

Explicitação dos motivos e dos fundamentos da necessidade de realização do objeto da licitação, indicando expressamente os resultados pretendidos com a aquisição do bem ou produto. 

Não é suficiente, como justificativas, alegar o apenas o atendimento do interesse público ou necessidades do setor.

Instruir com a memória, justificar quantitativo com base na série histórica, baseando na demanda/necessidade, e a metodologia do cálculo, se for o caso.

A descrição do objeto e justificativa devem possibilitar responder aos seguintes questionamentos: O que se quer?, Quem quer?, Por quê quer?, Para quê se quer?, Para quando se quer?; Como quer?

Deverá haver a necessidade de demonstração da necessidade da contratação, por meio, normalmente, da demonstração da razão pela qual o bem ou serviço é necessário para que o órgão possa desempenhar suas atividades, bem como série histórica. Justificar o quantitativo, sendo vedada a justificativa genérica, que não consiga demonstrar de forma cabal a necessidade do órgão ou entidade pública e deverá ser aprovada pela autoridade competente

Deve ser justificada adoção do critério de sustentabilidade na especificação do objeto ou obrigação da contratada, se não decorrerem de legislação, além de que o Termo de Referência deve se parametrizar nos dados do ETP, mas pode ser atualizado em decorrência do amadurecimento da descrição.

 

3. DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO COMO UM TODO

 

Descrição da solução pormenorizada que se encontra no ETP. É possível fazer referência ao processo que foi feito o estudo com a solução declarada viável.

 O Termo de Referência (TR) conterá motivações, justificativas e fundamentações que dialogam com o objeto da contratação, que poderá equivaler a toda a solução do ETP, ou partes dela, casos em que poderá haver mais de um TR, por exemplo. Fato é que, alguns conteúdos do ETP poderão ser referenciados no TR como forma de contextualizar a contratação, justificar a escolha daquela solução, mas não irão substituir as fundamentações que são específicas do objeto ao qual se refere o TR. 

 

4. REQUISITOS DA CONTRATAÇÃO

 

Esse item trata das informações que circundam a contratação: garantia, assistência técnica, capacitação prévia, prazo da validade, exigências legais, qualificação específica.

É importante verificar se é necessário adequar o espaço físico e sistemas de tecnologia.

Deve-se observar, no caso de instalação de equipamento, se há potência, tensão e amperagem. 

Indicação de documentos específicos de qualificação técnica referente ao objeto a ser contratado, se for o caso.

 

5. MODELO DE EXECUÇÃO DO OBJETO

 

Especificar o(s) prazo(s), o(s) local(is) e as condições de entrega ou execução do objeto.

Detalhamento da quantidade de dias e/ou meses para entrega ou execução do objeto; se a entrega será integral, parcelada ou fracionada; qual a quantidade específica a ser entregue; há quantitativo mínimo por demanda? cronograma de entrega; local e horário de entrega (cotação de custo de logística e hora extra?); definição do prazo para substituição de objetos com avarias ou defeitos; regras para recebimentos provisório e definitivo, quando for o caso.

* Criar critérios e condições de entrega, de acordo com os prazos existentes no mercado, Ex:  Prazo de entrega com 15 dias, sendo que as empresas pedem 30 dias para entrega do objeto. 

 

6. MODELO DE GESTÃO DO CONTRATO

O modelo de gestão do contrato deve descrever como a execução do objeto será acompanhada e fiscalizada pelo órgão ou entidade.

Deve conter indicadores (nível de serviço), métricas, avaliação e resultado. Procedimento para verificação da conformidade do resultado pelo fiscal. Procedimento para glosa, se for o caso e pagamento condicionado ao resultado.

 

7. CRITÉRIOS DE MEDIÇÃO E DE PAGAMENTO

Indicar os critérios de medição e o prazo máximo de pagamento.

Informar os documentos que devem ser apresentados para pagamento.

 

8. FORMA E CRITÉRIOS DE SELEÇÃO DE FORNECEDOR 

 

As formas de contratação previstas na lei são: pregão, concorrência, concurso, leilão, diálogo competitivo, dispensa ou inexigibilidade de licitação. É possível, ainda, utilizar o credenciamento e registro de preços (art. 78, da Lei nº 14.133/21).

De acordo com o art. 6º, XXVIII, da Lei nº 14.133/21, os critérios de julgamento são:  menor preço, melhor técnica, técnica e preço, melhor conteúdo artístico, maior retorno econômico e maior desconto.

Essa forma e critério devem ser definidos pela Diretoria de Compras e Licitação, por isso, antes de incluir essa informação no seu Termo de Referência, consulte a diretoria para o mesmo. Conforme nos orienta a nova lei de licitação 14.133: “agente de contratação: pessoa designada pela autoridade competente, entre servidores efetivos ou empregados públicos dos quadros permanentes da Administração Pública, para tomar decisões, acompanhar o trâmite da licitação, dar impulso ao procedimento licitatório e executar quaisquer outras atividades necessárias ao bom andamento do certame até a homologação.”

 

9. ESTIMATIVAS DO VALOR DA CONTRATAÇÃO

 

A pesquisa deve ser realizada por meio de qualquer instrumento capaz de refletir de forma fidedigna os preços médios praticados no mercado.

O art. 23 da Lei nº 14.133/21 apresenta os parâmetros que devem ser consultados. 

Quando não houver outra forma mais eficiente de pesquisa, é que deve ser feita a consulta às empresas do ramo, em uma quantidade mínima de 03 orçamentos.

Em caso de utilização de tabelas ou bancos de preços, deve sempre ser priorizada a utilização dos instrumentos elaborados por instituições públicas.

Deverá conter estimativas do valor da contratação, acompanhadas dos preços unitários referenciais, das memórias de cálculo e dos documentos que lhe dão suporte, com os parâmetros utilizados para a obtenção dos preços e para os respectivos cálculos, que devem constar de documento separado e classificado.

 

10. ADEQUAÇÃO ORÇAMENTÁRIA 

 

As despesas decorrentes da presente contratação correrão à conta de recursos específicos consignados no Orçamento Geral da União. 

A contratação será atendida mediante definição da dotação orçamentária pela Pró-Reitoria de Administração e Finanças; 

A dotação relativa aos exercícios financeiros subsequentes será indicada após aprovação da Lei Orçamentária respectiva e liberação dos créditos correspondentes, mediante apostilamento. 

 

11. INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES

1. Visita técnica ou vistoria (art. 63, § 4º, da Lei nº 14.133/21)

Indicação da necessidade de visita técnica ou vistoria do local onde será executado o objeto da licitação, se for o caso, informando os dados do responsável pela visita.

1. Prazo e condições de garantia e assistência técnica 

Especificar o(s) prazo(s) e condições, se houver, de garantia e assistência técnica do objeto como um todo ou dos seus componentes, conforme o caso.

1. Subcontratação

Informação sobre as condições para a subcontratação, indicando os limites e quais parcelas do objeto poderão ser subcontratadas. Verifique os impactos na administração pública se a subcontratação for permitida.

1. Gestão e fiscalização do contrato

Indicar nome do cargo do gestor do contrato, bem como nome completo, matrícula, cargo e contato do fiscal do contrato e substituto.